Lo scopo del presente documento è di informare le persone fisiche (di seguito “Interessato” o “Interessati”) relativamente al trattamento dei loro dati personali (di seguito “Dati Personali” o “Dati”) raccolti dal Titolare, come successivamente identificato, nell’erogazione del servizio di employee assistance program – programma di supporto alle persone (di seguito “Servizio” o “Servizi”) cui gli Interessati accedono in virtù dell’attivazione del servizio da parte della loro azienda datrice di lavoro (di seguito “Azienda”) in favore degli stessi Interessati.
Il Titolare del Trattamento potrà modificare o semplicemente aggiornare, in tutto o in parte, la presente Informativa dandone informazione agli Interessati, anche attraverso la loro azienda datrice di lavoro.
1. Titolare del Trattamento dei Dati Personali
Il Titolare del Trattamento è Eapitalia World S.r.l., con sede legale in Via E. Chiesa, 6 – 20122 Milano, Codice Fiscale / Partita IVA 09286960969, REA 2080959, indirizzo e-mail info@eapitalia-world.com, indirizzo PEC eapitalia-world@legalmail.it
2. Dati Personali raccolti
Il Titolare raccoglie le seguenti tipologie di Dati Personali:
• Dati sensibili: prevalentemente dati relativi alla salute fisica e mentale o alla vita sessuale o al genere e all’orientamento sessuale della persona;
• Dati identificativi e di contatto: quali ad esempio, nome, cognome, fascia d’età, luogo di residenza, email, numero di telefono e altri eventuali contatti;
• Dati dei familiari: dati relativi a coniugi, compagni, figli o altre persone con legame di parentela e/o conviventi;
• Dati relativi al rapporto di lavoro: prevalentemente azienda datrice di lavoro, informazioni ricevute dall’azienda datrice di lavoro sul Servizio, rapporto di lavoro in essere o cessato, luogo di lavoro, ruolo aziendale, modalità e carichi di lavoro.
• Altri dati: tutti i dati che vengono forniti dall’Interessato per usufruire dei Servizi di helpline, supporto psicologico emotivo-relazionale, management consultation, erogazione di linee guida di orientamento nella vita quotidiana di carattere legale, fiscale, socio-assistenziale, supporto in casi critici, ecc.
Il mancato conferimento da parte dell’Interessato dei Dati Personali che costituiscano requisito necessario per l’erogazione del Servizio comporterà l’impossibilità del Titolare di erogare in tutto o in parte i propri Servizi.
L’Interessato che comunichi al Titolare Dati Personali di terzi è direttamente ed esclusivamente responsabile della loro provenienza, raccolta, trattamento, comunicazione o diffusione.
3. Finalità del Trattamento
I Dati Personali raccolti possono essere utilizzati per l’esecuzione di obblighi contrattuali a favore dell’Interessato e quindi per il supporto e contatto con l’Interessato, anche comunicando i Dati a professionisti affiliati a Eapitalia World esclusivamente nell’ambito dell’erogazione del Servizio. La base giuridica del trattamento per tale finalità è l’esecuzione del contratto concluso a favore dell’Interessato.
4. Modalità di Trattamento
Il Trattamento dei Dati Personali viene effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.
Il Trattamento avviene secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, mediante l’adozione di idonee misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
5. Luogo del trattamento e trasferimento di dati
I Dati Personali sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel Trattamento siano localizzate. Per ulteriori informazioni, l’Interessato può contattare il Titolare all’indirizzo email logistics@eapitalia-world.com e all’indirizzo postale Via E. Chiesa, 6 – 20122 Milano.
I Dati Personali non sono soggetti a diffusione; essi possono tuttavia venire a conoscenza, oltre che dei dipendenti e dei collaboratori del Titolare, degli incaricati del trattamento e possono essere comunicati a collaboratori esterni (in particolare a professionisti affiliati al Titolare) e a tutti quei soggetti cui la comunicazione sia necessaria, a insindacabile giudizio del Titolare, ai fini dell’esecuzione dei propri obblighi contrattuali e quindi della corretta erogazione del Servizio, nonché in virtù di obblighi di legge. Sempre ai fini della corretta e completa esecuzione degli obblighi contrattuali e dell’erogazione del Servizio, i Dati possono essere trasferiti verso Paesi dell’Unione Europea e verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea, in particolare in virtù dell’utilizzo di sistemi di archiviazione su server collocati fuori dall’Italia, che in ogni caso forniscono le garanzie di sicurezza necessarie.
6. Processi decisionali automatizzati
Tutti i Dati raccolti non saranno oggetto di alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che possa produrre effetti giuridici per la persona o che possa incidere su di essa in modo significativo.
7. Misure di sicurezza
Il Trattamento viene effettuato secondo modalità e con strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati Personali, avendo il Titolare adottato misure tecniche e organizzative adeguate che garantiscono, e consentono di dimostrare, che il Trattamento è effettuato in conformità alla normativa di riferimento.
8. Periodo di conservazione dei Dati Personali
Il Titolare tratterà i Dati Personali per il tempo necessario ad adempiere le finalità collegate con l’esecuzione del contratto tra il Titolare e l’Azienda sino al compimento del termine prescrizionale previsto dalle norme in vigore.
Quando il Trattamento dei Dati Personali è necessario per il perseguimento di un interesse legittimo del Titolare, i Dati Personali saranno conservati sino alla soddisfazione di tale interesse.
Qualora il Trattamento dei Dati Personali sia basato sul consenso dell’Interessato, il Titolare può conservare i Dati Personali sino alla revoca da parte dello stesso.
I Dati Personali possono essere conservati per un periodo più lungo se necessario per adempiere un obbligo di legge o per ordine di un’autorità.
Tutti i Dati Personali saranno cancellati alla scadenza del periodo di conservazione. Allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei Dati Personali non potranno più essere esercitati.
9.Diritti dell’Interessato
Gli Interessati possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati Personali trattati dal Titolare. In particolare, l’Interessato ha il diritto di:
• revocare il consenso in ogni momento;
• opporsi al Trattamento dei propri Dati Personali;
• accedere ai propri Dati Personali;
• verificare i Dati e chiederne la rettifica;
• ottenere la limitazione del Trattamento;
• ottenere la cancellazione dei propri Dati Personali;
• ricevere i propri Dati Personali o farli trasferire ad altro titolare;
• proporre reclamo all’autorità di controllo della protezione dei Dati Personali e/o agire in sede giudiziale.
Per esercitare i propri diritti, gli Interessati possono indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento. Le richieste sono effettuate a titolo gratuito ed evase dal Titolare nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro 30 giorni.
Ultimo aggiornamento: 9/04/2025
The purpose of this document is to inform natural persons (hereinafter “Data Subject” or “Data Subjects”) about the processing of their personal data (hereinafter “Personal Data” or “Data”) collected by the Data Controller, as identified below, in providing the employee assistance program support service (hereinafter “Service” or “Services”) which Data Subjects access by virtue of their employer company (hereinafter “Company”) having activated the Service for their benefit.
The Data Controller may amend or update this Notice in whole or in part, notifying the Data Subjects—also through their employer—of any changes.
1. Data Controller
The Data Controller is Eapitalia World S.r.l., with registered office at Via E. Chiesa, 6 – 20122 Milan, Italy, Tax ID / VAT No. 09286960969, REA 2080959, email info@eapitalia-world.com, certified email (PEC) eapitalia-world@legalmail.it.
2. Personal Data Collected
The Controller collects the following categories of Personal Data:
• Sensitive Data: primarily data concerning physical and mental health, sexual life, gender, or sexual orientation;
• Identification & Contact Data: e.g., first and last name, age range, place of residence, email address, telephone number, and other contact details;
• Family Data: information relating to spouses, partners, children, or other relatives/cohabitants;
• Employment Data: employer company, information received from the employer about the Service, current or past employment relationship, workplace location, job role, working methods, and workload;
• Other Data: any additional information provided by the Data Subject to access helpline services, emotional-relational psychological support, management consultation, legal/fiscal/social-welfare guidance, crisis support, etc.
Failure to provide Personal Data that are necessary for the Service will prevent the Controller from delivering all or part of the Services. A Data Subject who communicates third-party Personal Data to the Controller is solely responsible for the origin, collection, processing, communication, or dissemination of such data.
3. Purposes of Processing
Personal Data may be used to fulfill contractual obligations toward the Data Subject—specifically to provide support and maintain contact, including by sharing Data with professionals affiliated with Eapitalia World strictly for Service delivery. The legal basis for this processing is the performance of the contract concluded for the benefit of the Data Subject.
4. Processing Methods
Personal Data are processed using paper, electronic, and/or telematic tools, with organizational measures and logic strictly related to the stated purposes. Processing is carried out in accordance with principles of fairness, lawfulness, and transparency under applicable data-protection legislation, with appropriate technical and organizational safeguards to ensure security proportional to the risk.
5. Location of Processing and Data Transfers
Personal Data are processed at the Controller’s operational offices and any other locations where parties involved in processing are situated. For more information, Data Subjects may contact the Controller at logistics@eapitalia-world.com or by mail at Via E. Chiesa, 6 – 20122 Milan, Italy.
Personal Data are not publicly disclosed; however, they may be accessed by the Controller’s employees, processing officers, and external collaborators (in particular, professionals engaged by the Controller), or any parties to whom disclosure is necessary, at the Controller’s discretion, for contractual performance and proper Service delivery, as well as to comply with legal obligations. Data may be transferred to EU countries and to non-EU countries (e.g., for storage on servers outside Italy) that offer adequate security guarantees.
6. Automated Decision-Making
No Personal Data collected will be subject to automated decision-making processes, including profiling, that produce legal effects or significantly affect the Data Subject.
7. Security Measures
Processing is conducted with methods and tools designed to ensure confidentiality and security of Personal Data. The Controller has implemented and can demonstrate appropriate technical and organizational measures to comply with applicable data-protection laws.
8. Data Retention Period
The Controller will retain Personal Data for the time necessary to fulfill contractual purposes, and in any case until the expiry of any applicable statutory limitation period. Where processing is based on the Controller’s legitimate interest, Data will be retained until that interest is satisfied. If processing relies on Data Subject consent, Data will be retained until revocation of that consent. Data may be kept longer to comply with legal obligations or by order of an authority. All Personal Data will be deleted upon expiration of the retention period, after which rights of access, erasure, rectification, and portability may no longer be exercised.
9. Data Subject Rights
Data Subjects may exercise the following rights with respect to their Personal Data processed by the Controller:
• Withdraw consent at any time;
• Object to processing of their Personal Data;
• Access their Personal Data;
• Verify and request correction of inaccurate Data;
• Request restriction of processing;
• Request deletion of Personal Data;
• Receive their Personal Data or have it transferred to another Controller;
• Lodge a complaint with the data-protection authority and/or seek judicial remedy.
Requests may be sent free of charge to the contact details in this Notice and will be handled by the Controller as soon as possible and no later than 30 days.
Last updated: April 9, 2025
